10 erprobte E-Mail & Kommunikation-Prompts, die du direkt in ChatGPT oder Claude einfügen kannst. Einen wählen, die [ … ] ausfüllen, fertig.
Eine Anfrage ablehnen, ohne die Beziehung zu belasten
Du bist Expertin für Geschäftskommunikation. Schreibe eine höfliche E-Mail, die die Anfrage unten klar ablehnt, ohne dass sich die andere Person schlecht fühlt. [Situation] (was abzulehnen ist) [Empfänger] (z. B. Kunde / Vorgesetzter / Kollegin) Reihenfolge: Dank → Grund der Absage → eine Alternative → herzlicher Abschluss, der die Beziehung erhält.
Einen Fehler schnell eingestehen und beheben
Schreibe eine aufrichtige Entschuldigungs-E-Mail zum Fehler unten, die NICHT nach Ausrede klingt. [Was passiert ist] [Wer betroffen war] [Bereits ergriffene Maßnahme / Lösung] Reihenfolge: Entschuldigung → kurze Ursache → Vorbeugung → Bekenntnis zum Vertrauensaufbau. Halte es kurz.
Sie sollen sofort zusagen wollen
Schreibe eine E-Mail, die ein Meeting mit den Angaben unten anfragt. Mach sofort klar, WARUM man sich trifft und WIE LANGE es dauert. [Zweck des Meetings] [Wen du einlädst] [Erwartete Dauer] [2-3 Terminoptionen] Die Betreffzeile soll zum Öffnen verleiten; der Text unter 5 Sätze.
Ehrlich, aber ohne zu verletzen
Hilf mir, konstruktives Feedback zu geben, damit die Person nicht in die Defensive geht. [Problematisches Verhalten / Ergebnis] [Was ich erwartet hatte] [Stärken der Person (falls vorhanden)] Nutze die Struktur "Fakt → Wirkung → Erwartung", auf das Verhalten und nicht die Person bezogen, freundlich.
Überfällige Zahlung anmahnen, ohne die Beziehung zu zerstören
Schreibe eine E-Mail, die eine überfällige Zahlung höflich, aber klar einfordert. [Vorgang / Betrag] [Ursprünglicher Fälligkeitstermin] [Wie überfällig / welche Erinnerung] Ohne Vorwürfe; nenne eine klare Frist und die Zahlungsdaten.
Jemandem Neuem eine Zusammenarbeit vorschlagen
Schreibe eine Kooperationsanfrage an jemanden, den ich noch nicht kenne. [Über mich / uns] [Die vorgeschlagene Zusammenarbeit] [Was die andere Seite davon hat] Pack sie in der ersten Zeile, stell ihren Nutzen in den Mittelpunkt und schließe ohne Druck.
Eine Zusage elegant verlegen
Schreibe eine höfliche E-Mail, um einen bestehenden Termin zu verschieben. [Aktueller Termin] [Grund für die Änderung] [2-3 neue Terminoptionen] Reihenfolge: Entschuldigung → kurzer Grund → Alternativen → Dank.
Einen starken ersten Eindruck machen
Schreibe eine erste Begrüßungs-E-Mail an einen neuen Geschäftspartner. [Über mich / das Unternehmen] [Meine Rolle] [Wie wir zusammenarbeiten werden] Warm und vertrauenswürdig; weise klar auf den künftigen Ansprechpartner hin.
Eine saubere Out-of-Office-Nachricht
Schreibe eine Abwesenheitsnotiz, je einmal formell und locker. [Abwesenheitszeitraum] [Alternativer Kontakt für Dringendes] [Was nach der Rückkehr passiert] Knapp und professionell.
Einen verärgerten Kunden/Partner beruhigen
Schreibe eine Kundenantwort auf die Beschwerde unten. [Die Beschwerde] [Fakten / unsere Position] [Mögliche Lösung] Reihenfolge: Empathie → Entschuldigung (falls nötig) → Lösung → Vorbeugung. Ruhiger Ton, der deeskaliert.